In den Bildungs- bzw. Orientierungsplänen für die Kindertagesbetreuung in allen Bundesländern wird Kita-Trägern empfohlen, in ihren Einrichtungen eine Praxis der Beobachtung und Dokumentation kindlicher Bildungs- und Entwicklungsprozesse zu etablieren. Beobachtung und Dokumentation sind seit Einführung der Bildungs- und Orientierungspläne zu einem wichtigen Qualitätsmerkmal der Bildungsarbeit in der Kindertagesbetreuung geworden. In Nordrhein-Westfalen ist Beobachten und Dokumentieren gesetzlich im Kinderbildungsgesetz (§ 18 KiBiz) verankert.
In den Bildungsgrundsätzen für NRW wird das Beobachten und damit einhergehend das Erfassen individueller Voraussetzungen sowie das Einschätzen der Fähigkeiten und Fertigkeiten jedes einzelnen Kindes als eine unverzichtbare Grundlage für die pädagogische Planung angesehen, um das Kind kontinuierlich, individuell und optimal zu unterstützen. Es bildet eine der Grundlagen für den Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrag der pädagogischen Fachkräfte sowie für die Information und Beratung der Eltern.
Die Bildungsdokumentation soll sich in erster Linie an das Kind richten und im Rahmen der Partizipation die Beteiligung des Kindes selbst an seiner Bildungsbiografie unterstützen. Die Entwicklungsdokumentation gibt Hinweise über den Entwicklungsstand (z. B. die Sprachentwicklung) und die altersgerechte Entwicklung eines Kindes und die Überwindung von Entwicklungs-Meilensteinen. Die Dokumentation dient zur präventiven Gesundheitsvorsorge, Information und Beratung von Eltern.
In den Kindertageseinrichtungen und den Kindertagespflegestellen finden diese Beobachtungs- und Dokumentationsprozesse regelmäßig, alltagsintegriert und wahrnehmend statt. Das bedeutet, dass die pädagogischen Fachkräfte die einzelnen Kinder in ihren Bildungs- und Lernprozessen beobachten und das, was sie wahrnehmen, dokumentieren.
Es gibt unterschiedliche Beobachtungsverfahren und Instrumente, die in der Praxis genutzt werden. Viele von ihnen basieren auf einem sogenannten ressourcenorientierten Ansatz, der die Stärken des Kindes in den Vordergrund stellt. Grundsätzlich zielen die Beobachtungsverfahren darauf ab, Einblicke zu gewinnen, wofür sich das Kind aktuell thematisch interessiert, ob es sich wohlfühlt, wie es sich einbringt und mit anderen in Interaktionen tritt.