Home-Office und Mobiles Arbeiten

Der Begriff „Home-Office“ ist in aller Munde – gemeint ist aber häufig das Mobile Arbeiten, das von vielen Unternehmen praktiziert wird, auch um mehr Vereinbarkeit zu ermöglichen. Was beides voneinander unterscheidet und welche Regelungen hinsichtlich Arbeitszeiten, Unfallschutz und Datenschutz zu beachten sind, haben wir in einem kurzen Überblick zusammengestellt.

Home-Office (auch „Telearbeit“) und Mobiles Arbeiten – in vielen Unternehmen herrscht Verwirrung, was genau mit diesen Begriffen gemeint ist und welche gesetzlichen Regelungen sich daraus ableiten. Bei dauerhaftem Home-Office arbeiten Ihre Mitarbeitenden an einem fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens, also zum Beispiel in ihrer eigenen Wohnung. Hier gilt die Arbeitsstättenverordnung: Der Home-Office- bzw. Telearbeitsplatz muss den gleichen gesetzlichen Anforderungen beim Arbeitsschutzstandard genügen wie der betriebliche Arbeitsplatz. Deshalb geht die Ausstattung, vom Bürostuhl bis zum Monitor, auf Unternehmenskosten.

Das, was viele Unternehmen praktizieren, ist der Definition nach Mobiles Arbeiten. Bei der Mobilarbeit stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Laptop, Tablet und ggf. ein Smartphone zur Verfügung, so dass die Arbeitsleistung von verschiedenen Orten aus erbracht werden kann, also auf Reisen, im Zug, im Hotel oder auch zu Hause am Küchentisch. Wichtig ist nicht der Ort, sondern die Erreichbarkeit. Deshalb greift hier die Arbeitsstättenverordnung nicht, denn Sie können die Sicherheit des Küchen- oder Caféstuhls natürlich nicht beurteilen. 

Auch beim Home-Office können Sie die Erreichbarkeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden festlegen. Viele Unternehmen vereinbaren Vertrauensarbeitszeit, so dass unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange und der wöchentlichen Arbeitszeit je nach Belieben gearbeitet werden kann. Für die Einhaltung der Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes sind Sie verantwortlich:

• Ihre Beschäftigten dürfen ohne Pause nicht länger als sechs Stunden am Stück arbeiten.  
• Im Durchschnitt dürfen es pro Tag nicht mehr als acht, in Ausnahmefällen zehn Stunden sein.  
• Und nach Arbeitsende gilt eine Ruhezeit von elf Stunden.

Das lässt sich vor allem bei der Mobilen Arbeit nicht immer realisieren: Noch ein, zwei E-Mails am Abend oder das Erstellen einer Präsentation in den frühen Morgenstunden sind Alltag für viele mobil Arbeitende. Die Gefahr der Entgrenzung droht, Arbeit und Freizeit verschwimmen ineinander.

Sie als Arbeitgeber müssen die Ruhe- und Arbeitszeiten als Teil Ihrer Fürsorgepflicht aber überwachen. Nach dem jüngsten Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsministerium eine Reform des Arbeitszeitgesetztes vorgelegt. Um die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu schützen, sieht das Gesetz vor, das täglich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit elektronisch noch am selben Tag aufgezeichnet werden soll.

Die gesetzliche Unfallversicherung gilt im Home-Office nur bei beruflichen Tätigkeiten. Ein Beispiel: Fällt ein Team-Mitglied die Treppe hinunter und bricht sich den Arm, weil es im Keller die Internetverbindung überprüfen musste, so wäre dieser Unfall versichert. Fällt es aber die Treppe hinunter, weil es sich einen Kaffee kochen möchte, so wäre dieser Unfall nicht versichert. Das heißt: Wenn zuhause gearbeitet wird, tragen Angestellte viele Risiken selbst. Während im Betrieb der Gang zur Teeküche oder zur Kantine durch die Unfallversicherung abgesichert ist, ist der Weg in die heimische Küche oder zur Toilette eine laut Bundessozialgericht „eigenwirtschaftliche Tätigkeit“ und damit nicht versichert.

Auch wenn Mitarbeitende sich beim Wäscheaufhängen in der Mittagspause oder beim Vorbereiten einer Mahlzeit verletzen, müssen sie sich an die private Krankenversicherung wenden, denn das vom häuslichen Lebensbereich ausgehende Unfallrisiko wird den Versicherten zugerechnet.

Unfälle, die unterwegs geschehen, sind versichert – vorausgesetzt, die Tätigkeit, die zum Unfall geführt hat, steht in einem sachlichen Zusammenhang zur Arbeit. Laut einem Urteil des Bundessozialgerichts aus Dezember 2021 ist auch der Weg zum Arbeitsplatz innerhalb der eigenen vier Wände versichert. Unfälle, die sich auf diesem Weg ereignen, gelten damit als Arbeitsunfall. Voraussetzung ist, dass die angestellte Person glaubhaft versichern kann, zum Schreibtisch und nicht etwa zum Frühstück gegangen zu sein. Da die Umstände von Arbeitsunfällen sehr unterschiedlich sein können, werden sie zumeist im Einzelfall entschieden. 

Wichtig: Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Unternehmen selbst. Soft- und Hardware sollten vollständig vom Arbeitgeber gestellt, nur für berufliche Angelegenheiten und selbstverständlich nur vom Beschäftigten genutzt werden. Eine sichere LAN-Verbindung ist einem offenen WLAN immer vorzuziehen. Für den Datentransfer ist eine VPN-Verbindung erforderlich, zur Datenspeicherung greifen Arbeitnehmende besser nicht zu USB-Sticks oder lokalen Festplatten, sondern legen die Daten auf dem Firmenserver ab. Wenn sich das Speichern auf unsicheren Medien nicht vermeiden lässt, sollte zumindest eine Verschlüsselung erfolgen.

Bei Mobiler Arbeit unterwegs ist der Datenschutz unter Umständen schwerer zu gewährleisten, weil bei der Arbeit im Zug oder im Café beispielsweise der Bildschirm für Fremde einsehbar sein kann oder Telefongespräche mitgehört werden können.